Mittwoch, 11. Mai 2016

Vorgaben für Rechnungsdruck - Es gibt nur eine Originalrechnung

Alle anderen Ausdrucke müssen den Hinweis “Kopie” tragen - Mit gastronovi Office meistern Sie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.


Wussten Sie schon, dass es eine Rechnung nur einmal im Original geben darf? Alle weiteren Ausdrucke, die von dieser Rechnung existieren, müssen laut Finanzamt mit dem Hinweis “Kopie” versehen werden. Mit gastronovi Office erfüllen Sie diese Anforderungen ohne Probleme: Sobald Sie einen Bon ein zweites Mal ausdrucken, wird dieser Hinweis automatisch aufgedruckt. So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt und vor allem auch die Gefahr, die Mehrwertsteuer doppelt abführen zu müssen. Denn diese muss für alle Originalbelege gezahlt werden - auch, wenn diese nur so aussehen und eigentlich eine Kopie darstellen.


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Wie kann ich den Rechnungsdruck am besten durchführen?

Sollten Sie die Rechnung bereits im Vorfeld über den Bondrucker ausgedruckt haben, ist dieses der Erstdruck und damit das Original, dementsprechend erscheint nun auf der später ausgedruckten DIN A4-Rechnung der Hinweis “Kopie”. Möchten Sie dieses vermeiden und dem Gast eine Original-Rechnung als Bon oder DIN A4-Format aushändigen, bietet Ihnen gastronovi Office mehrere Möglichkeiten:



1) Bondruck manuell deaktivieren und bei Bedarf später drucken

Deaktivieren Sie zuerst den Bondrucker. Dazu setzen Sie einfach beim Zahlvorgang den Schiebeschalter oben links auf “Keine Rechnung”. So wird kein Thermobon produziert und der Originalbeleg kann später bei Bedarf gedruckt werden.

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2) Bondruck manuell durchführen oder Rechnung per E-Mail versenden

Sie können alle Rechnungen jederzeit ausdrucken, als pdf-Dokument abrufen oder die Rechnung direkt per E-Mail versenden. Handelt es sich um den "Erstdruck" erhält Ihr Kunde somit den Originalbeleg.

Front-Office

Um eine Rechnung zu drucken, herunterladen oder per E-Mail versenden, gehen Sie auf die Ansicht "Liste" -> Geschlossene Vorgänge ->  und wählen Sie den gewünschten Vorgang aus.



In der Detailansicht finden Sie drei Möglichkeiten:

a) Bondruck "manuell" ausführen
b) Rechnung (PDF) per E-Mail versenden
c) Rechnung (PDF) herunterladen





Tipp
Wenn Sie über den gewünschten Vorgang mit dem Finger (oder Mauszeiger) "wischen" erhalten Sie ein Schnellmenü, wo Sie die jeweiligen Funktionen direkt aufrufen können. 


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Um eine Rechnung per E-Mail zu versenden, wählen dann unter Optionen "E-Mail senden" aus.  In die neue Abfragemaske können Sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse hinterlegen und die Rechnung per Knopfdruck an den Empfänger senden (PDF-Anhang). 

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3) Auswahlfenster “Druckoptionen” aktivieren

Sie können sich als Alternative zum manuellen Deaktivieren des Bondruckers auch ein Auswahlfenster anzeigen lassen, welches Druckoptionen bei einer Zahlart aufweist. So wird die Rechnung nicht sofort über den Bondrucker ausgegeben und Sie können eine der Optionen wählen.

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Setzen Sie dazu einen Haken bei "Druckauswahl" bei der gewünschten Zahlungsart (Backoffice: Einstellungen -> Kasseneinstellungen -> Reiter “Zahlungsarten” -> Druckauswahl "ja").


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4) Rechnungsdruck dauerhaft deaktivieren


Die dritte Möglichkeit, um dem Gast eine Original-Rechnung im DIN A4-Format oder per E-Mail aushändigen zu können, ist, den Rechnungsdruck im Back Office immer deaktiviert zu lassen. So wird keine Rechnung gedruckt und Sie haben die Möglichkeit, diese manuell wie oben beschrieben (unter Punkt 2) auszudrucken oder per E-Mail zu versenden.


Backoffice: Einstellungen -> Kasseneinstellungen -> "Keine Rechnung" aktivieren





Hintergrund: Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung


Das Finanzamt fordert, dass die Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen sind (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht) und sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen (HGB § 238, Abs.1). Die Buchungen sind dabei vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (HGB § 239, Absatz 2). Zudem darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (HGB § 239). 


Weitere Informationen unter
http://www.bundesfinanzministerium.de


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Tel: +49 (0)421 4089420  oder E-Mail: anfrage@gastronovi.de

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