Freitag, 20. April 2018

Mit gastronovi bestens vorbereitet für die digitale Betriebsprüfung

Kassen-Nachschauen in der Gastronomie entspannt bestehen


Mitten zur Hauptgeschäftszeit kommt auf einmal ein Prüfer in den Betrieb und möchte Ihre Kassendaten prüfen. Für die meisten Gastronomen eine unschöne Überraschung - denn unangemeldete Besuche vom Finanzamt hat wohl niemand gerne. Seit dem 1. Januar 2018 sind genau solche unangekündigten Prüfungen durch das Finanzamt zulässig. Gerade Gastronomen müssen jederzeit mit einem Besuch des Amtsträgers rechnen, denn als bargeldintensive Branche steht sie im Fokus der Prüfer. gastronovi unterstützt Sie dabei, auch einer unangemeldeten Prüfung gelassen entgegen zu sehen.


Gut vorbereitet: Die Kassendaten von gastronovi werden übersichtlich dargestellt und können bequem GoBD/GDPdU-konform exportiert werden. 

Bei Kassen-Nachschauen prüft das Finanzamt die Kassen-Technik sowie die Kassenführung. Zu jeder Zeit sollten alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und einsehbar sein: Von der Reservierung eines Kunden bis hin zur erstellten Rechnung des entsprechenden Gastes. Das Kassensystem von gastronovi bereitet die Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich auf. So erhält der Prüfer sofort einen guten Überblick. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch einen reibungslosen Ablauf der Prüfung.

Wie läuft die Kassen-Nachschau ab? Worauf müssen Sie sich vorbereiten?


Betritt der Prüfer Ihre Gastronomie sind Sie dazu verpflichtet, auf Nachfrage Auskunft zu erteilen und Unterlagen in digitaler und schriftlicher Form bereitzustellen. Ihre Kasse muss zu jeder Zeit sturzfähig sein. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die bis zu 10 Jahre gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen. Dank der Cloudlösung von gastronovi ist diese geforderte Archivierung der Kassendaten für unsere Kunden bereits kostenlos und sicher integriert. Die GoBD-zertifizierte Schnittstelle des gastronovi Kassensystems ist Voraussetzung dafür, dass Sie dem Prüfer Ihre Daten ganz unkompliziert zur Verfügung stellen können. Der Prüfer importiert die Kassendaten in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) und sichtet diese. Nach erfolgter Nachschau erhält der Gastronom einen Ergebnisbericht.

Keine Prüfung verläuft wie die andere: Der Prüfer entscheidet individuell, was er prüft. In dieser schematischen Darstellung sehen Sie, wie eine Prüfung ablaufen könnte.

GoBD/GDPdU-Export für Betriebsprüfungen - Stellen Sie mit gastronovi ganz einfach alle gewünschten Daten bereit


Mit gastronovi können Sie dem Prüfer Ihre Kassendaten ganz einfach als Export zur Verfügung stellen. Egal ob die Übersicht aller Umsätze oder die Daten aus Ihrem Journal - mit wenigen Klicks können Sie die gewünschten Daten als GoBD/GDPdU-Export oder im PDF-, CSV-, oder Excel-Format exportieren. Sie erhalten den entsprechenden Download-Link per E-Mail bereitgestellt und können Sie dem Prüfer auf einem USB-Stick aushändigen.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support-Center:
Export für Betriebsprüfungen

Bargeldbewegungen sauber und vollständig erfassen


Ihr Kellner hat Briefmarken beim Kiosk um die Ecke gekauft oder frische Blumen vom Markt geholt? Hier liegt oftmals der Knackpunkt in der lückenlosen Buchhaltung.

Alle Bargeldbewegungen korrekt dokumentiert: Mit dem digitalen Kassenbuch von gastronovi haben Sie Bareinnahmen- und ausgaben stets im Blick.

Kassenbücher werden oft noch handschriftlich geführt - fehlende oder falsche Angaben können bei einer Prüfung im schlimmsten Fall zu hohen Hinzuschätzungen führen. Das digitale Kassenbuch von gastronovi erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen oder -ausgaben und gewährleistet eine genaue Erfassung aller Bargeldbewegungen. Zusätzlich können Sie in der Software Bilder von Fremdbelegen zu den einzelnen Buchungen hinterlegen, sodass Sie diese dem Prüfer auf Nachfrage direkt vorlegen können.


Mit dem gastronovi Kassensystem erstellt das Brauhaus – Henninger am Turm ganz einfach buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnungen    


Mehrere Geschäftsleute haben bei Ihnen im Restaurant ein Geschäftsessen mit ihren Kunden ausgerichtet. Nun benötigen Ihre Gäste für die Buchhaltung eine Rechnung über das Geschäftsessen. Da die Rechnung größer als 250€ ist, müssen Sie eine buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnung ausstellen. Mit dem Kassensystem von gastronovi ist diese ganz bequem mit wenigen Klicks erstellt. „Früher mussten Rechnungen für Geschäftsessen immer mühsam erstellt werden. Das hat jedes Mal viel Zeit gekostet. Heute ist es möglich, über das Kassensystem binnen weniger Minuten die Rechnung automatisch zu erstellen und dem Gast per E-Mail zukommen zu lassen. So geht nichts verloren, weder bei uns noch beim Gast. Und das Beste: Wir als Gastronomen können sicher sein, dass die Rechnung allen Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht“, erklärt Helena Barth, Veranstaltungsmanagerin im Frankfurter Brauhaus – Henninger am Turm.

Buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnungen in nur 2 Minuten erstellt: Das Braugasthaus Henninger am Turm in Frankfurt spart mit gastronovi jede Menge Zeit und Ärger.

Fünf Tipps, wie Sie gut vorbereitet sind für die Kassen-Nachschau: 


1. Gastronomen sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

2. Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden.

3. Das Kassenbuch muss natürlich sachgemäß geführt werden. Dazu gehört auch, dass alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Verbuchen Sie alle Bareinnahmen und -ausgaben am besten immer sofort, damit Ihr Kassenbuch zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand ist. Mit dem digitalen Kassenbuch von gastronovi dokumentieren Sie alle Kassenbewegungen schnell und unkompliziert.

4. Die Kasse betreffenden Anwenderdokumentationen sowie die Verfahrensdokumentation der Kasse und das Handbuch oder eine Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers sollten auf einem USB-Stick zur Übergabe zur Verfügung stehen.

5. Und zum Schluss: Die Kasse sollte immer aktuell und bereit für einen Kassensturz sein.

Ausblick - Was ändert sich ab 2020?


Ähnlich wie die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich, wird ab 2020 auch in Deutschland eine Sicherheitseinrichtung Pflicht, die dem Finanzamt gemeldet werden muss. Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) ist ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Danach müssen Ihre Aufzeichnungssysteme, also Ihre Kasse(n), ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle besitzen, die jeweils zertifiziert werden müssen. Diese sollen sicherstellen, dass die Kassendaten nicht nachträglich manipuliert werden können. Außerdem müssen Sie eine elektronische Belegausgabe sicherstellen, die auch ausgedruckt ausgereicht werden darf.

Fazit


Mit einer guten Vorbereitung und der richtigen, 100% finanzamtkonformen Software wie gastronovi können Gastronomen der digitalen angekündigten und auch unangekündigten Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegen blicken. Als cloud-basierte Lösung kommen gastronovi Kunden in den Genuss von regelmäßigen Verbesserungen, Anpassungen an neue gesetzliche Bestimmungen, automatische Backups und eine integrierte Langzeitarchivierung. Selbstverständlich mit allen rechtlichen Voraussetzungen (z. B. GoBD/RKSV).

Wir empfehlen Ihnen, sich bei Ihrem Steuerberater über die spezifischen Anforderungen zu informieren, die auf Ihren Betrieb zukommen. Auf Wunsch stellen wir Ihrem Steuerberater auch Informationsmaterial zu Konformitäten und Zertifizierungen zur Verfügung. Sollten Sie oder Ihr Steuerberater weitere Fragen zur Finanzamtkonformität von gastronovi haben, steht unser Team gern zur Verfügung.

 

Sie haben Fragen? 

Dann freuen wir uns über Ihren Anruf oder Mail. Wir beraten Sie gern!
Tel: +49 (0)421-4089420 (Mo.-Fr. von 10:00 - 18:00 Uhr)
E-Mail: kontakt@gastronovi.com

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