Freitag, 11. Mai 2018

gastronovi zwischen Rock ’n’ Roll und Pin-up-Girls

American Diner “Play off” konserviert die Atmosphäre der 50er Jahre - Mit gastronovi lassen sich sieben Filialen zentral steuern - Große Zeitersparnis dank “Single Source”-Prinzip


In alten Zeiten schwelgen, hochmodern arbeiten: "Play off" setzt auf gastronovi. (Fotos: Play off)
















Es sind die glücklichen Zeiten Amerikas, geprägt von Rock’N’Roll und Petticoat, an die sich die Gäste des Restaurants “Play off” gerne zurückerinnern. Das American Diner hat die Atmosphäre der 50er Jahre Amerikas konserviert, mit rot-weiß gestreiften Ledersitzen, Kellnerinnen mit Schiffchen auf dem Kopf, Pin-up-Girls an den Wänden, großen Fernsehtürmen für Sportübertragungen und natürlich jeder Menge Burger, Spare Ribs und Pancakes. 1998 eröffnete das erste “Play off” in Berlin, sechs weitere Standorte sind über die Jahre hinzugekommen. Wird im Vordergrund das Zeitalter der 50er Jahre perfekt eingefangen, arbeitet das Team im Hintergrund hochmodern: Geschäftsführer Olaf Schäfer steuert mit seinem Mitarbeitern die Geschicke des Unternehmens und setzt dabei auf die Software-Komplettlösung gastronovi Office. Die Verantwortlichen und Mitarbeiter profitieren dabei besonders von der zentralen Filialstruktur: Alle Standorte werden von Berlin aus gesteuert. Dabei müssen die Daten lediglich einmal in das System eingepflegt und können auf Wunsch vielfältig in allen sieben Restaurants verwendet werden.



Steckbrief PLAY OFF 


Größe des Unternehmens: Systemgastronomie mit 7 Standorten in ganz Deutschland

Gastronomie: American Sports Bar & Restaurant im Stil des „American Way of Life“ der 50er Jahre

Personal: insgesamt 140-160 Mitarbeiter

gastronovi-Module: Kassensystem, Kalkulation, Einkaufssystem, Kundenbindung, Marketing, Tischreservierung, Franchise

eingebunden in gastronovi: 7 Betriebe

Kassen: 1 Terminal in jedem Restaurant, mehrere Bondrucker in Bar, Küche und im Außenbereich, 6-8 Tablets pro Betrieb

Integrationen: Schankanlage, Qnips


Lange bevor der Burgertrend nach Deutschland schwappte, eröffnete das amerikanische Restaurant “Play off” in Berlin. “American Diner gab es zu dieser Zeit in Deutschland sehr wenige, sie waren total hip und etwas ganz Neues”, erzählt Olaf Schäfer, vertretungsberechtigter Geschäftsführer der “Play Off Gruppe” und Partner, die seit 1994 erlebnisorientierte Gastronomiekonzepte unter verschiedenen Marken entwickelt und betreibt. Das Konzept kommt bei den Gästen an: 2001 erfolgte die Eröffnung eines Diners in Wolfsburg, ein Jahr darauf in Dresden. Mittlerweile hat “Play off” auch in Braunschweig und Hannover weitere Filialen sowie eine zweite in Berlin eröffnet. Die Expansion bedeutet für Olaf Schäfer einen hohen administrativen Aufwand. Mit der umfassenden Software-Komplettlösung von gastronovi kann er die einzelnen Unternehmen jedoch zentral steuern und dank des “Single Source”-Prinzips der Cloud-basierten Software doppelte Datenpflege oder lange Wege zwischen den Standorten vermeiden.

“Alle Änderungen, die wir vornehmen, sind sofort an allen Standorten verfügbar. Das übergreifende Arbeiten spart uns jede Menge Arbeit und Zeit”, sagt der Gastro-Profi.


Komfortabel kassieren mit gastronovi: Mit ein paar Klicks wird die Bestellung aufgenommen.




Lieferantenartikel, Preislisten, Warengruppen, Zutaten und Rezepte müssen lediglich einmal in die Software eingepflegt und können dann an den sieben Standorten genutzt werden. Diese Daten stehen den Verantwortlichen dabei für vielzählige Aktionen zur Verfügung wie beispielsweise für die Gestaltung der Speisekarten und verschiedene Marketing-Maßnahmen. Einiges an Zeit hatte Regional-Managerin Anke Rosenberg investiert, um die umfangreichen Daten des Franchise-Unternehmens wie Artikel, Preislisten, Zutaten, Rezepte, Speisekarten, Lieferanten bis ins kleinste Detail in die Software einzutragen und so perfekte Bedingungen für ein reibungsloses Arbeiten zu schaffen. “Die Vorarbeit hat viel Zeit in Anspruch genommen, aber es hat sich in jeder Hinsicht rentiert. Wir zehren jeden Tag davon”, sagt Olaf Schäfer.

Zentrale Steuerung bringt großen Zeitgewinn - Das gastronovi-Kochbuch unterstützt die Systemgastronomie


So verwenden alle “Play off”-Filialen beispielsweise die gleichen Monats- und Wochenkarte, die die Software anhand der eingegebenen Artikeldaten automatisch erstellt. Aber auch regionale Abweichungen wie beispielsweise besondere Aktionsgerichte können mit wenigen Klicks erfasst und auf der Speisekarte eines  Standortes aufgenommen werden. Ob Smoothies, Burger, Pancakes, Cole-Slaw-Salat oder die Dips und Saucen nach besonderen Rezepturen: Dank der zentral gesteuerten Rezeptkalkulationen und Speisekarten können die angebotenen Gerichte ganz einfach standardisiert und so eine optimale Systemgastronomie geschaffen werden. Zusätzlich hilft das firmeneigene Kochbuch, das automatisch von der Software gastronovi Office erstellt wird und auf Wunsch als pdf-Datei heruntergeladen werden kann, dabei, dass die Mitarbeiter den Gästen in allen Filialen die gleichen Produkte zur gleichen Qualität anbieten können. Denn in diesem kann jeder Koch der “Play off”-Holding die Zutaten, Zubereitung und Präsentation aller Gerichte nachlesen. “Das Kochbuch ist eine große Hilfe für uns. So kann jeder Koch sehen, wie die Speise zubereitet und angerichtet werden soll”, sagt Olaf Schäfer.

Schlemmen wie in den USA: Alle Rezepte lassen sich dank gastronovi im digitalen Kochbuch ablegen, sodass die Spareribs in allen Filialen so schmecken wie es der Gast gewohnt ist. 


Websites werden von Berlin aus zentral gesteuert - gastronovi entwirft Pin up-Girls für den Internetauftritt


Zudem werden auch der Internetauftritt, Termine, Newsletter und Präsentationskanäle zentral von Berlin aus gesteuert. Der Internetauftritt stammt genauso wie die “Pin up-Girls” im klassischen Stil der 50er Jahre, die die Homepage und Speisekarten der American Diners zieren, aus der Feder von gastronovi-Chefdesigner Alexej Li. Dabei ist die Website so angelegt, dass alle Änderungen von den “Play off”-Verantwortlichen selbst eingepflegt werden können. Mit wenigen Klicks können neue Termine oder Aktionen ergänzt, Preisänderungen vorgenommen oder neue Inhalte sowie Seiten angelegt werden. Einmal in der Woche aktualisiert Regional-Managerin Anke Rosenberg die Wochenkarte auf der Homepage oder stellt gleich mehrere Speisekarten im Voraus ein, die in der Software mit dem gewünschten Erscheinungsdatum versehen werden können.

“Der Zeitaufwand für die gesamte Datenpflege aller sieben Restaurants wird durch gastronovi deutlich verringert, er liegt bei uns mittlerweile unter einer Stunde pro Woche. Und wir sind trotzdem immer auf dem aktuellsten Stand”, sagt Olaf Schäfer.


Made by gastronovi: Die Pin-up-Girls der Homepage stammen aus der Feder von Designer Alexej Li.


“gastronovi bietet ein übersichtliches Kontroll- und Auswertungssystem”


Spare Ribs Buffet und Burger Day: Wenn die American Diners am Montag und Mittwoch zu ihren All-you-can-eat-Buffets einladen, wird es besonders voll in den Filialen. Organisation und vorausschauendes Denken sind gefragt, um den Ansturm zu bewältigen. Unterstützung erhalten die Geschäftsführer dabei auch von den ausführlichen Statistiken von gastronovi. Welche Produkte laufen an welchen Tagen gut? Zu welchen Tageszeiten ist die Nachfrage besonders groß? Zudem können die Restaurants auf einen Blick in Echtzeit miteinander verglichen werden: Per Knopfdruck zeigt die Software die unterschiedlichsten Auswertungen an. Dabei sind die Umsatzzahlen genauso zu erkennen wie der Verlauf der einzelnen Artikel. Bevor die Restaurants auf gastronovi umgestellt wurden, arbeitete das Team mit unterschiedlichen Excel-Tabellen, um die wirtschaftlichen Vorgänge zu protokollieren. “Ich konnte das Wort ‘Excel’ schon nicht mehr hören. Das war alles aufwendig und unübersichtlich”, sagt der Geschäftsführer lachend und fügt an: “Das Kontroll- und Auswertungssystem, das wir jetzt dank gastronovi haben, ist hervorragend.” Laufen Aktionen wie der Pulled Chicken Burger mit Ausnahme einer “Play off”-Filiale gut an, kann Olaf Schäfer sofort nachhaken. Ist die Werbung dort nicht gut genug positioniert? Sollten die Service-Mitarbeiter die Sonder-Aktionen mehr anpreisen? “Dank der Statistiken können wir schnell reagieren und mögliche Fehler ausbügeln”, sagt der Systemgastronomie-Experte. Trends lassen sich nun in den Verkaufsdaten frühzeitig erkennen, sowohl positive als auch negative. Einen weiteren positiven Effekt haben die Verantwortlichen dank der ausführlichen Auswertungen von gastronovi zusätzlich vermerkt: Betrugsversuche einzelner Kellner konnten eingedämmt werden.

"Diebstahl war bei uns ein großes Thema. Wir haben diesen seit Einsatz der Software stark reduzieren können. Die Kontrolle ist einfach viel besser geworden”, sagt Olaf Schäfer.


Glutenfreie Burger kommen an - Software hilft bei der Kennzeichnung von Allergenen


Einer der neuesten Trends der Kette: Der glutenfreie Burger. Die Allergikerfreundlichkeit des American Diners ist unter Betroffenen bekannt, längst hat sich das “Play off” so eine neue Zielgruppe erschlossen. Die richtige Kennzeichnung und Beratung von Allergenen und Zusatzstoffen ist in den Restaurants somit unablässig. Unterstützung erhalten die Service-Mitarbeiter durch die Software von gastronovi, dank der sie mit einem Klick alle Informationen erhalten und an den Gast weitergeben können. Dazu müssen den einzelnen Zutaten im Vorfeld lediglich mögliche Zusatzstoffe und Allergene zugewiesen werden; dieses erfolgt durch das einfache Setzen eines Häkchens. Diese Informationen werden den Gerichten dann bei der Kalkulation automatisch weitergegeben - und tauchen automatisch auf der Speisekarte auf. “Jeder Mitarbeiter kann mögliche Fragen der Gäste mit einem Blick in die Software sofort beantworten. Das ist sehr komfortabel. Wir erhalten sehr viel positive Resonanz auf unsere glutenfreien Speisen und es ist toll, in die strahlenden Augen der Leute zu blicken, die endlich einen Burger essen können”, sagt Olaf Schäfer.

Ob mit oder ohne Gluten: Die zahlreichen Burger kommen im "Play off" gut bei den Gästen an.


Sieben Filialen in sieben Tagen - gastronovi legt Nachtschichten ein


Bereits seit 2014 setzen die Verantwortlichen der Holding auf die Bremer Software. “gastronovi war damals noch ganz neu auf dem Markt, aber wir haben gleich gewusst, dass die Software etwas für uns ist. Die Erweiterbarkeit der Module und der Baustein Franchise haben uns sofort überzeugt. Zudem war der Service sehr gut: Unsere Fragen wurden gut beantwortet und unsere Wünsche berücksichtigt”, sagt der Berliner. Nach einem ersten Testlauf in Potsdam, wurden alle sieben Restaurants innerhalb von einer Woche auf gastronovi umgestellt. “Wir haben eine Tour durch ganz Deutschland gemacht und mehrere Nachtschichten eingelegt. Es hat alles super geklappt und uns großen Spaß gemacht, alle “Play off”-Filialen mit gastronovi auszustatten”, sagt Bartek Kaznowski, Vertriebsleiter bei gastronovi.


Intuitiv zu bedienen: Mit der Software von gastronovi sparen die Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Bestellaufnahme ein.


“Hoher Komfort, tolle Bildhaftigkeit des Kassensystems” 


Die Skepsis vor der Umstellung war unter den Mitarbeitern anfangs hoch, doch dank der intuitiv zu bedienenden Software legte sich diese schnell. Mussten die Servicekräfte in der Vergangenheit noch Artikelnummern auswendig lernen, um Bestellungen aufzunehmen und an die Küche weiterzugeben, können sie dieses nun mit ein paar einfachen Klicks in der Software von gastronovi erledigen. “Die Software, die eine tolle Bildhaftigkeit aufweist, ist sehr schnell zu erlernen, der Komfort ist groß. Mit dem Kassensystem können unsere Mitarbeiter viel schneller arbeiten”, sagt Olaf Schäfer. Besonders von den sogenannten Zwangsabfragen, mit denen der Kellner automatisch bei der Bestellung daran erinnert wird, beispielsweise die gewünschte Garstufe des Steaks oder das Dressing für den Salatteller abzufragen, profitieren die Mitarbeiter, aber auch die Gäste des “Play off”. Denn so lässt sich jede Menge Zeit einsparen. “Das Handling ist ganz einfach und die Fehlerquote wird reduziert. So wird die Qualität für den Gast deutlich erhöht”, sagt der Geschäftsführer.

Einen weiteren großen Vorteil sieht Olaf Schäfer in der Geräteunabhängigkeit der Software. “Wenn ein Handy oder Tablet kaputt gehen sollte, kann der Kellner mit einem anderen Handy ganz einfach weiterarbeiten und Buchungen vornehmen. Bei unserer vorherigen Software mussten wir immer teure Geräte anschaffen, mit gastronovi kann auch ein schon vorhandenes Smartphone verwendet werden. Das ist natürlich ein enormer Preisvorteil”, betont er.

Sieben Standorte, sieben Mal authentische amerikanische Küche und Atmosphäre, sieben Mal der amerikanische Traum mitten in Deutschland: In den Filialen des “Play off” sollen sich die Gäste zurechtfinden und wie Zuhause fühlen. gastronovi unterstützt dabei die Mitarbeiter und Geschäftsführer, um die perfekte Systemgastronomie zu schaffen. Digitalisierung zwischen Rock ’n’ Roll und Pin-up-Girls.



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E-Mail: kontakt@gastronovi.com


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